Algemeen

18 tips voor 2018 in de tandartspraktijk (1)

1. Maak een communicatieschema

Naarmate de praktijk groter wordt, heb je meer communicatiemomenten nodig die divers van aard zijn. Met parttimers en grote praktijken is het zo goed als onmogelijk om alle overleggen te voeren waarbij iedereen aanwezig is. Splits de overleggen in functie, zoals een receptie-, een preventie- en een behandelaarsoverleg. Organiseer daarnaast praktijk brede overleggen. Maak een schema met welk overleg wanneer gepland staat en wie erbij aanwezig moet zijn. Zo krijg je overzicht en zie je wanneer er hiaten zijn in frequentie of in functie. Een uitgebreid communicatieschema met toelichting op de diverse overleggen vind je in ons boek ‘Communicatie in de tandartspraktijk’

2. Werk naar een besluit over matig functionerende medewerkers

Als er een medewerker is waar je stevige twijfels hebt over het functioneren, spreek dan met jezelf af dat je een keuze gaat maken voor het eind van het jaar. Ga je investeren om deze medewerker weer ‘op de rails te krijgen’? Zo ja, wat is daarvoor nodig en wie is daarbij nodig? Als je besluit dat het niet haalbaar of wenselijk is om deze medewerker in dienst te houden, stippel dan vast een traject uit met hoe je afscheid wilt gaan nemen en wat daarvoor nodig is.
Vaak zijn er kosten aan verbonden, maar waar kost jou meer aan tijd, geld en energie? Het (eventuele) financiële kostenplaatje bij een ontslag of een gedemotiveerde medewerker die invloed heeft op de sfeer van het team en op de patiënttevredenheid?  Op DentalPracticeExcellence leer je veel over team motivatie en praktijkdoelen.

3. Gatenkaas in de agenda: iedereen is verantwoordelijk

Een slechte agendaplanning met veel gaten en no shows is een verantwoordelijkheid van het hele team. Iedereen: receptionist, assistent, tandarts, mondhygiënist en praktijkmanager speelt hierin een rol. Gezamenlijk schep je de cultuur en organisatie waarin mensen makkelijker hun afspraken vergeten of afzeggen.

De dagstart is een ideaal moment om een gat in de agenda te signaleren en gezamenlijk te kijken wat je hier aan kunt doen.

Ook functioneel heeft iedereen een verantwoordelijkheid. De tandartsen en mondhygiënisten moeten op tijd vakanties en cursusdagen doorgeven. De stoel assistent moet ook de agenda van de volgende week in de gaten houden en fouten en verkeerd geplande afspraken in de planning signaleren. En tot slot moet de receptionist dit ook doen en voldoende communicatieve skills hebben om de patiënten weer op de goede momenten in de stoel plannen. Zie ook OptimaleAgendaplanning voor de tandartspraktijk.

4. Kijk naar hoe en welke taken en verantwoordelijkheden je verdeelt

Voor grotere praktijken die werken met een praktijkmanager is het vaak wennen om taken te delegeren aan de praktijkmanager. Als je niet oppast, dan heb je als tandarts eigenaar al snel de neiging om te veel taken zelf te doen, ze per ongeluk over te doen.  Ook kan de tandarts taken op een onhandig moment corrigeren van bijvoorbeeld de praktijkmanager die deze taak op zich had genomen. Daarom is het goed om alle praktijkmanagement taken (van de praktijkmanager) op een rijtje te zetten en te kijken tot waar de verantwoordelijkheid van de praktijkmanager (en eventueel ook andere teamleden) gaat.

Dentiva hanteert hiervoor het GOED model.

Hieronder een korte toelichting op GOED, waarbij de taakverdeling tussen de praktijkmanager en praktijkhouder is gemaakt:

Geïnformeerd:de praktijkmanager informeert de praktijkhouder.
Ondersteunend:de praktijkmanager heeft hier de praktijkhouder in een ondersteunende rol nodig.
Eindverantwoordelijk:de praktijkmanager is intern eindverantwoordelijk voor taken en
informeert bijvoorbeeld de praktijkhouder met een bepaalde regelmaat
over de voortgang.
Doet:taken die je, bijvoorbeeld als praktijkhouder, het beste zelf kunt doen.
of natuurlijk een praktijkmanager die uitvoerende taken uitvoert.

 

Meer informatie over het GOED-model

5. Ken je patiënt. En waar schrijf je het op?

In een kleine praktijk ken je als tandarts en als assistent vrijwel iedere patiënt en hoeft je weinig over hem of haar op te schrijven. Met grotere teams en meer complexe zorg is het steeds belangrijker dat je beroep, studie, hobby’s etc. op een vaste plek goed vastlegt. Doet iedereen dat bij jou in de praktijk? En schrijft iedereen alles op een vaste plek op? Tijdens onze praktijkbezoeken valt ons regelmatig op dat teamleden in één praktijk daar een verschillende plek voor gebruiken of soms ook helemaal niets opschrijven en alles onthouden. Alleen dan kan je collega hier niets over terugvinden, wat wel zo handig is. Relevante sociale informatie kan zijn:

  1. Hobby’s (sommige hobbies zijn schadelijk voor het gebit)
  2. Familie samenstelling (gaan alle kinderen wel naar de tandarts?)
  3. Huisdieren (leuk om over te praten)
  4. Werk (als je metaforen kunt gebruiken, helpt dat in de communicatie)
  5. Reizen (leuk om over te praten en handig om rekening mee te houden)

Binnenkort: deel 2 van 18 tips voor een beter 2018

Delen met collega's?

Share on whatsapp
WhatsApp
Share on email
Email
Share on linkedin
LinkedIn