Afspraken wijzigen in de tandartspraktijk

Home » Slimmerwerken » Afspraken wijzigen in de tandartspraktijk

Afspraken wijzigen in de tandartspraktijk

Geplaatst op

Een van de redenen dat patiënten makkelijk afspraken wijzigen, is dat de praktijk dit zelf ook veel doet. In ons boek ‘Optimale agendaplanning voor de tandartspraktijk’, laten we zien hoe je dat makkelijk kunt bijhouden. Hierdoor bel je in ieder geval niet dezelfde patiënt twee keer voor het wijzigen van de afspraak.

Afspraken wijzigen omdat de tandarts of mondhygiënist een dagje vrij neemt

Een snipperdag is in Nederland misschien een verworvenheid, maar een behandelaar kan niet zo maar kort van tevoren een dag vrij nemen. De afspraken in de tandartspraktijk worden doorgaans 6 maanden van tevoren gemaakt. Dit betekent dat mondhygiënisten en tandartsen ook 6 maanden van tevoren hun vakanties moeten doorgeven.

In de praktijk gebeurt dat zelden. De overlast aan de receptie kan hierdoor behoorlijk oplopen. De grootste problemen bij het verzetten van afspraken zijn:

  1. Het schept een sfeer van rommeligheid
  2. De patiënt zal zelf ook makkelijker afzeggen
  3. Foutgevoeligheid bij behandelingen met meerdere afspraken
  4. Het is vaak moeilijk een goede nieuwe datum te vinden
  5. Vooral bij mondhygiënisten is het lastig om op korte termijn een nieuwe plek te vinden.

Bijhouden van te wijzigen afspraken voor de medewerkers

Om dit inzichtelijk te maken is het een goed idee om bij de receptie bij te houden hoeveel afspraken je voor een tandarts moet wijzigen. Ook kun je bijhouden en hoe lang van tevoren de behandelaar dit doorgeeft. Dentiva klanten hebben hier een mooie Excel overzicht voor.

patiënten verplaatsen tandartspraktijk

Vaak realiseren behandelaars zich niet wat het effect is van het te laat doorgeven van een vakantie of cursus.  Drie dagen agenda leeg maken kan zo maar 120 telefoontjes van 3 minuten kan kosten. Het ‘Sorry, ik heb er niet aan gedacht’ kost een receptionist dus 6 uur werk, afgezien van de problemen die je sowieso tegenkomt bij het verplaatsen van patiënten.

Daarom is het bijhouden en inzichtelijk maken van het effect van te laat vrije dagen doorgeven erg belangrijk.