Een dag in de praktijk, die lekker loopt, waarbij je voldoende doet met zo min mogelijk stress. Is dat mogelijk? Dit lijkt misschien niet waarschijnlijk, omdat er veel factoren zijn die jouw agendaplanning in de war kunnen schoppen. Toch kan je jouw ideale dagplanning van tevoren bepalen en opstellen. Het is een vast onderdeel van het slimmer werken. Daarmee bedenk je vantevoren welke blokken je wilt gebruiken in de zogenaamde blokplanning. Toegegeven, het zal je niet op alle onverwachte zaken voorbereiden, maar het biedt wel meer rust en structuur. Die structuur is de eerste stap naar het behalen van je planning.
Wat is jouw doel met de blokplanning?
Voor het opstellen van een dagplanning moet je eerst weten wanneer je tevreden bent met een dag in de tandartspraktijk. Hoe wil jij bijvoorbeeld dat jouw ideale dag er eigenlijk uitziet? Wat leveren alle verschillende werkzaamheden op en hoe is dat van invloed op de planning? Daarbij spelen een aantal belangrijke voorwaarden wel een rol.
De voorwaarden voor een goede agendaplanning
Dit zijn de belangrijke voorwaarden waarmee je hier rekening mee moet houden.
Een blok voor behandelingen die je meer wilt doen
Ook kan je zelf nog een belangrijk doel hebben, bijvoorbeeld dat je meer tijd wil besteden aan een nieuwe methodiek. Dat doel schrijf je dan ook voor jezelf op en je maakt een inschatting van de hoeveelheid tijd die je daarvoor nodig hebt. Daarmee maak je voor iedereen duidelijk hoe jouw ideale week er uitziet. Als iedereen zich netje aan de blokplanning houdt, dan kan het voorkomen dat zo’n blok een week vantevoren leeg staat. Daarom moet je zoals het bij een goede blokplanning hoort, regels afspreken, wanneer een blok weer vrij komt voor andere behandelingen. Een leeg blok voor de nieuwe behandeling of een blok met een ander soort behandelingen, geeft een duidelijk signaal af, dat het nog niet goed loopt met de indicatiestelling danwel aantal patiënten voor deze type behandeling.
Met deze voorwaarden voor een ideale planning moet je de agenda planning ook praktisch maken. Deze eisen en wensen moeten natuurlijk wel realistisch zijn.
Een goede agendagplanning heeft goede afspraken nodig voor de blokken.
Per blok in de agenda moet je niet alleen afspraken maken over de grootte in de agenda, de plek in de dag en de bijpassende afspraken. Het is ook handig om af te spreken wanneer je het blok’vrij’ kan geven. Een spoedblok hoort bijvoorbeeld een dag vantevoren nog leeg te zijn. In de praktijk gaat dit vaak mis. Als het de praktijk niet lukt om deze spoedblokken leeg te houden, moet je de oorzaak achterhalen en dat oplossen. Met Dentiva hebben we veel ervaring in het creëeren en behouden van haalbare blokken voor receptie en zorgverlener.
…
Een aantal stappen voor een slimme blokplanning in de mondzorg
1. Welke behandelingen moeten in een blokplanning?
Noteer in een overleg met het team op een flipover welke behandelingen jullie willen opnemen in de blokplanning. Daarbij geldt: maak het niet te complex. Als je nog geen enkele vorm van blokplanning hebt, beperk je dan tot de een of twee de meest belangrijke blokken. De rest kan in een ‘alles mag blok’.
…
2. Een goede agendaplanning, heeft altijd twee standaard blokken
Voeg aan de eerste lijst aparte spoedblokken, controleblokken en voorkeursblokken toe. Voor deze voorkeursblokken is het belangrijk dat je nadenkt over welke type behandelingen je graag (meer) zou uitvoeren. Vervolgens plan je hier actief ruimte voor in je blokplanning. Natuurlijk is het van belang dat je hierbij bepaalt hoeveel van deze voorkeursblokken je kunt toevoegen aan de planning. Natuurlijk kijk je ook of je agendplanning met je voorkeuren ook een realistische omzet opleveren.
…
3. Maak eerst de agendaplanning op papier of in excel
Nu je een duidelijk overzicht hebt van deze blokken, kun je die op een blanco pagina in de optimale agenda uitwerken. Noteer de starttijd van de eerste patiënt, lunchpauze en het einde van de dag. Onze consultants werken de planning altijd uit om te checken of de aantallen kloppen en of de agendaplanning nog steeds productief is. Een blokplanning staat nooit in één keer, vaak geeft de eerste opzet weer veel stot tot denken en komen de aanpassingen vanzelf.
…..
4. Timing is belangrijk bij een agendaplanning met de juiste blokken
Bepreek ook met het team op welke tijdstippen van de dag je de blokken inplant. Daarbij moet je rekening houden met de beste tijden voor een bepaald type behandeling. maar ook zoveel mogelijk met de voorkeuren en bioritmen van de medewerkers. En last but not least: Plan ook het techniekwerk in met het oog op het bezorgmoment in de praktijk. Een blokplanning kan er voor zorgen dat je nooit het techniekwerk mist bij een patiënt die komt voor plaatsen van een werkstuk.
…
Hiermee heb je de eerste stap gezet naar meer structuur en rust in de agenda.
Wil je meer weten?
Bijvoorbeeld over hoe je de verschillende blokken in een blokplanning opstelt, of de omzet van jouw voorkeursblokken berekent? Je vindt er alles over in het boek ‘Optimale agendaplanning voor de tandartspraktijk’. Of neem contact met ons op, dan kijken waar we je mee kunnen helpen.
Ook organiseert Dentiva in samenwerking met het KNMT in 2022 nog twee avondcursussen ‘Optimale agendaplanning’.
Veel succes met jouw ideale dagplanning!
