Op veel computers van praktijken heerst een milde vorm van chaos als het gaat om bestanden en folders. Een duidelijke consequente naamgeving en ordening helpt bij het zelf sneller vinden, maar vooral ook voor nieuwe collega’s in de praktijk. Je kan de bestanden zien als papieren die je wil opbergen. Er zijn twee manieren om je bestanden te kunnen vinden. Door te zoeken in finder en via de mappen structuur.
Zoeken met finder
Voor het zoeken met finder moet je gebruik maken van een vaste set van kernwoorden en afkortingen. Zij het ‘contracten’ of ‘overeenkomsten’? Het gebruik van de woorden kan je in een apart document vastleggen, zodat de nieuwe medewerker weet welke naam bestanden krijgen.
Zoeken in een folder structuur
De meeste auteurs over document systemen schrijven dat je niet meer dan drie niveaus mag hebben voor het opbergen van bestanden. Je moet het zien als kasten met planken en op die planken kan je boeken links of rechts leggen. Op het hoogste niveau bepaal je of de kast op slot zit en wie de sleutel heeft. Hoe eenvoudiger de structuur, hoe beter het werkt. Voor een tandartspraktijk heb je drie wellicht vier niveaus. Die kan je een schijfletter geven, zodat bij het inloggen al vast ligt of je de schijf ziet of niet en wat jouw bevoegdheden zijn. Bijvoorbeeld:
K: programma’s (alleen toegankelijk voor systeembeheerder en eigenaar)
L: Bestanden (voor iedereen toegankelijk)
M:Management (alleen toegankelijk voor eigenaar en praktijkmanager)
P:Protcollen (voor iedereen toegankelijk, maar alleen de praktijkmanager kan de protocollen wijzigen of toevoegen)
Je bestanden makkelijk en consequent terug kunnen vinden
Op veel computers is het een wild west als het gaat om documenten. Dubbele documenten, onduidelijke versies, in verschillende mappen. Hoe leg je nu een goede structuur aan die voor iedereen helder is en ook goed bij te houden is? In de komende tijd,neem ik u graag mee in de zoektocht naar de meest optimale folder structuur en bestandsnamen. Ik ben benieuwd naar uw ideeën of vragen. Waar loopt u het meest tegen aan? Mail ons op info@dentiva.nl
Bestandsnaam voor verslagen
Verslagen kan u het beste in één folder bewaren met een naam die begint met de datum volgens jj-mm-dd: dus 160510BAL-team.docx is de Besluiten en Actie lijst van 10 mei.
