Natuurlijk is het goed om gesprekken te voeren met je team. Maar waar heb je het dan over? Hoe geef je een gesprek vorm en hoe voorkom je weerstand van jouw team tegen functioneringsgesprekken? Het functioneringsgesprek is nadrukkelijk iets anders dan een beoordelingsgesprek.
Of je nu werkt in een kleine of grote tandartspraktijk, je hebt medewerkers: een team van mensen die voor de patiénten zorgen. Medewerkers kunnen het verschil maken voor jouw patiênten. Zij verdienen jouw aandacht, want met jouw aandacht voelen zij zich gezien en gehoord en zullen ze met meer toewijding werken.
Ook als je het druk hebt, verdienen medewerkers jouw gestructureerde aandacht in de vorm van voorbereide gesprekken. Teamontwikkeling is de hoeksteen van de praktijk!
Veel praktijkmanagers en praktijkhouders ervaren het voeren van functioneringsgesprekken als een noodzakelijk kwaad. Echter, aandacht is bij uitstek de manier om te weten wat jouw medewerkers van jou verwachten en hoe je hierop kunt inspelen of bijstellen, zodat je ongewenst verloop onder jouw personeel tegen kunt gaan. Daarnaast is het een belangrijk sturingsinstrument en je kunt medewerkers ermee motiveren.
Voordelen van het functioneringsgesprek
- Je staat even bewust stil bij hoe jij het functioneren van de betreffende medewerker ervaart.
- Het geeft positieve aandacht aan de medewerker.
- Het biedt de medewerker kans om zich te ontwikkelen.
- Het creêert duidelijkheid voor jou en de medewerker.
- Je hebt invloed op de kwaliteit van het functioneren van jouw medewerker.
- Je bent (vroegtijdig) op de hoogte als er iets speelt bij de medewerker.
Functioneringsprek, de voorbereiding
Vanaf het moment dat iemand bij jou in dienst is getreden, leg je een dossier aan met daarin onder andere de gespreksverslagen. Dit dossier heb je nodig voor een goede voorbereiding op het functioneringsgesprek:
- Leg het functieprofiel naast het huidig functioneren. Maak een vergelijking en bespreek deze.
- Lees verslagen van voorgaande gesprekken door.
- Neem iedere twee weken de tijd om per medewerker een aantal punten op te schrijven. Zo voorkom je dat een functioneringsgesprek een momentopname is en wordt het juist een representatieve weergave van de afgelopen periode.
- Maak een spiekbriefje: wat is het doel van jullie gesprek? Wat wil je te weten komen en wat wil je vertellen?
- Nodig de medewerker ongeveer twee weken van tevoren uit. Noem begin- en eindtijd van het gesprek, stuur een agenda mee en vraag welke onderwerpen de medewerker met jou wil bespreken.
- Zorg voor een ruimte waar jullie ongestoord kunnen zitten.
In een goed functioneringsgesprek bespreken behandelaar en praktijkmanager met de medewerker de huidige en toekomstige werksituatie en eventuele knelpunten, met als doen (nog) meer uit het functioneren, samenwerken en de situatie te halen. Als een medewerker met meerdere behandelaars samenwerkt, dan is het raadzaam om ook bij hen informatie in te winnen over hoe zij functioneren en de samenwerking met de betreffende collega ervaren.
Functioneringsgepsrek de onderwerpen
- de aard van het werk;
- het niveau van het werk;
- de beleving van het werk;
- samenwerking met collega’s
- factoren die het functioneren belemmeren;
- factoren die de samenwerking belemmeren;
- ambitie van de medewerker.
Meer lezen over de opbouw van het gespek en andere individuele communicatiemomenten? Lees dan ons boek “Communicatie in de tandartspraktijk”
