fbpx
 

Gaten in de agenda vullen in coronatijd

Home » Agendaplanning » Gaten in de agenda vullen in coronatijd

Gaten in de agenda vullen in coronatijd

Geplaatst op

Een herkenbaar probleem voor veel praktijken: patiënten die een afspraak op korte of iets langere termijn verzetten. In sommige gevallen is het verzetten officieel misschien wel op tijd, maar de receptie heeft het vaak knap lastig om het ontstane gat weer op te vullen. Goed beschouwd is een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt daarom al een probleem. In deze coronatijd hebben we hier nóg meer last van dan vorig jaar. Wat kun je doen om de gaten weer snel te vullen? Een aantal tips lees je in dit blog.

Tip 1: Bespreek het tijdens de dagstart met het team
Als je ’s ochtends al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend deze onverwachtse plek aan te bieden. In een groter team kun je ook elkaar helpen als je weet wat ieders uitdagingen van die dag zijn. Gaten in de agenda zouden daarom een vast onderdeel van de ochtendroutine moeten zijn.

Tip 2: Houd een ‘snel-bellenlijst’ bij
Een snel-bellenlijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënten op deze lijst weten dat ze gebeld kunnen worden. Zaak is dat de receptie zorgt dat de lijst groot genoeg is. Daarvoor is natuurlijk communicatie tussen de receptie en het behandelteam nodig. De tandarts is bij uitstek degene die kan zorgen dat er voldoende mensen op de lijst terechtkomen, door actief aan patiënten te vragen of ze gebeld mogen worden om eerder te komen als er een plek vrijkomt.

Tip 3: Houd patiënten actief met een efficiënt systeem
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De standaard instelling is vaak dat iedereen een nieuwe afspraak maakt en dat de receptie iedereen die na zes maanden toch geen afspraak heeft (als aangegeven is dat dit de individuele oproeptermijn is) alsnog oproept. Wij zijn na lange tijd ervaring dat het hier vaak misgaat. De software blijkt vaak zo ingesteld te zijn dat iemand na zes maanden één keer wordt opgeroepen en daarna niet meer. Dat betekent dat deze patiënt later als spoedpatiënt weer naar boven komt, of pas na twee jaar in een grote reminder actie. Wil je weten of jouw systeem optimaal werkt en dit een keer goed (laten) nakijken? Neem dan contact op met Margreet van Dentiva (e-mail: margreet@dentiva.nl).  

Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, maar de basis instelling is meestal om patiënten op te roepen die al twee jaar niet geweest zijn. Dat blijkt in de praktijk juist vaak onhandig, omdat er een grote kans is dat deze mensen geen goed adres of telefoonnummer meer hebben. Ook de band met de praktijk is minder geworden in de loop van de tijd. Ons advies is om strak één maand na afloop van de recall termijn contact op te nemen met de patiënt. Dat komt veel beter en georganiseerder over én levert veel potentiële afspraken op. Zeker in deze tijd erg welkom!

In de online training ‘De niet nagekomen afspraak’ van Dentiva leer je echt alles om dit fenomeen zo goed mogelijk te beteugelen. Leer hoe je met taal, een goed protocol en meetsysteem het afzeggen kan verminderen. Meer weten? Neem contact met ons op.

[]