Je bent praktijkhouder of -manager en er zit je iets dwars over een medewerker. Alleen, je kunt niet precíes de vinger op de zere plek leggen. Je begint er daarom niet over, totdat je eerst duidelijker voor ogen hebt waar de schoen wrikt. Of misschien weet je wél wat het probleem is, maar vind je het lastig om het bespreekbaar te maken, omdat je niet weet hoe de persoon zal reageren. Slechtnieuwsgesprekken zijn voor geen enkele leidinggevende een favoriete bezigheid. We stellen dit daarom vaak uit, of we gaan om met het probleem door het kleiner te maken dan het is. Toch moet je er als leidinggevende mee aan de slag, want niks doen leidt niet tot positieve verandering. Daarom in dit blog: tien tips voor moeilijke gesprekken in de praktijk.
Het begint met kiezen of je verder wilt met deze werknemer. Aanhoudende twijfel hierover kost je namelijk veel tijd en energie. Bovendien zou het team kunnen ervaren dat er geen daadkrachtig leiderschap in de praktijk aanwezig is. Eén indicatie is of je denkt dat de persoon in kwestie zich kan ontwikkelen op dit punt. Of is het voor jou, het team, of de praktijk beter om afscheid te nemen?
Blijven, of afscheid nemen
Kom je tot de conclusie dat het beter is om uit elkaar te gaan, dan werk je toe naar een vaststellingsovereenkomst. Goede dossiervorming is hierbij essentieel. Laat je in dit proces bij voorkeur bijstaan door een arbeidsrechtdeskundige. Wil je door met de werknemer? Definieer dan wat er moet veranderen en ga een verbetertraject aan om hiernaartoe te werken (dit moet wel haalbaar zijn). Is het allemaal wat minder groots? Dan kan het voeren van een goed gesprek soms voldoende zijn, waarin je transparant bent over wat je van de ander verwacht.
Tien tips voor een slechtnieuwsgesprek
Wat de aanleiding ook is voor een ingewikkeld gesprek, er zijn een aantal handvatten die de drempel verlagen en je helpen het gesprek goed voorbereid en gestructureerd aan te gaan.
1. Praktische voorbereiding
Zorg dat je ergens kunt zitten waar je ongestoord kunt praten en maak op de deur duidelijk zichtbaar dat er niemand binnen mag komen. Zet ook je mobiel uit. Neem ruim de tijd voor het gesprek en plan niet strak daarna een andere afspraak.
2. Inhoudelijke voorbereiding
Heb van tevoren concreet voor ogen wat het probleem is en de gewenste uitkomst, door jezelf een aantal vragen te stellen: Wat wil ik dat er na dit gesprek verandert? Wat is daarvoor nodig? Welke vraag ga ik stellen? Welk voorbeeld noem ik hierbij? Als het niet het eerste gesprek is over dit onderwerp, lees dan ook de oude verslagen nog een keer door.
3. Opening
Bedank de ander voor diens tijd en ga recht op je doel af. Bij veel andere gesprekken begin je met koetjes en kalfjes om het ijs te breken, maar niet tijdens dit gesprek. Dan wordt de drempel hoger om de switch naar het onderwerp te maken.
4. Less is more
Beperk je tot één ontwikkelpunt en licht deze toe aan de hand van één concreet voorbeeld. Houd verwijten en emoties voor jezelf!
5. KISS
Keep it short and simple. Weet je dat je nog wel eens lang van stof bent? Spreek dan met jezelf af dat je je in dit gesprek beperkt tot de essentie en stiltes durft laten te vallen.
6. Ik-boodschap
Spreek vanuit jezelf (‘Ik heb er last van dat…’). Zodra je praat vanuit ‘we’, zal je gesprekspartner eerder geneigd zijn om zich te verdedigen, of willen weten wie dit allemaal hebben gezegd.
7. Spiekbrief
Het is heel normaal om het gesprek te voeren met pen en papier ernaast, waarbij je een aantal punten en de structuur van het gesprek hebt uitgeschreven. Dat geeft je houvast en rust.
8. Sinterklaas regel
Wat wil je echt dat de ander straks doet, of niet meer doet? Ben hier specifiek in en vermijd vage woorden als ‘eigenlijk’ ‘een beetje’ en ‘proberen’. Denk aan Sinterklaas: als je op een verlanglijstje schrijft ‘doe maar wat’, dan krijg je iets wat je niet wilt. Maar als je concreet bent, is de kans dat je het gevraagde krijgt veel groter. Als we onze boodschap dus teveel verpakken, komt het niet aan bij de ontvanger en dan verandert er niets. Natuurlijk betekent specifiek zijn, niet hetzelfde als bot doen. Respectvol blijven is een absolute voorwaarde.
9. Laat de ander het gesprek samenvatten
Dat kun je doen door te vragen: ‘Wat spreken we nu met elkaar hierover af?’ Eventueel kun je toevoegen: ‘Wat verwacht je daarbij van mij?’ Als het onderwerp te groot is, prop dan niet alles in één gesprek maar verdeel het over meerdere momenten.
10. Complimenteer
Als je na het gesprek een verandering ziet, hoe klein ook, laat dit dan merken!
Gelukkig hoef je dit soort gesprekken in de praktijk meestal niet veel te voeren. Het is dus logisch dat je het misschien wat oncomfortabel of spannend vindt. De bovenstaande tips helpen je in ieder geval om het gesprek op een goede manier aan te gaan. En tot slot, is het goed om ook zelf te relativeren. Als je het lastig vindt, vraag je dan af wat het ergste is dat je kan overkomen. En als dat gebeurt, hoe erg is dat dan echt?
