6 tips voor efficiënt(er) samenwerken
Soms kun je het gevoel hebben dat je als praktijkhouder op een andere planeet zit dan de praktijkmanager (en andersom). Je hebt een andere persoonlijkheid, loopt in het werk tegen andere dingen aan en bekijkt oplossingen vanuit een andere invalshoek. Dit kan goede communicatie soms ingewikkeld maken. Zeker als er problemen zijn die opgelost moeten worden.
Onderlinge verschillen zijn op zichzelf natuurlijk geen probleem, want met een goeie mix aan mensen vorm je juist een sterk team. Het is alleen wel fijn als je weet hoe met die verschillen om te gaan. In dit blog geven we je 6 tips voor meer grip op een efficiënte samenwerking tussen praktijkhouder en praktijkmanager.
Nieuwe of onuitgesproken verwachtingen
Tot zo’n tien jaar geleden verwachtte een praktijkhouder meestal vooral inzet, loyaliteit en discipline van een praktijkmanager. De eigenschappen waarop tegenwoordig vooral de nadruk ligt zijn betrokkenheid, verantwoordelijkheidsgevoel en ondernemerschap. Die verschuiving heeft ongemerkt plaatsgevonden, maar is van grote invloed op de samenwerking binnen de praktijk van nu.
Veel praktijkmanagers rekenen op hun beurt op respect, waardering, duidelijkheid en ontwikkelmogelijkheden. Als die verwachtingen niet (volledig) worden waargemaakt, wordt dit alleen niet altijd uitgesproken. Tegelijk gaat de praktijkhouder er vanuit dat de praktijkmanager het aangeeft als er iets speelt.
Als wederzijdse verwachtingen niet worden uitgesproken, is de kans groot dat er ruis op de lijn ontstaat en zo ontstaat een sneeuwbaleffect. De teleurstelling over niet uitgekomen verwachtingen leidt tot een minder effectieve samenwerking en daardoor verminderde arbeidsvreugde (die zorgt dat je minder betrokken raakt en vervolgens zaken niet meer uitspreekt en zo is de cirkel rond).
1. Verwachtingen matchen
Voorkom dat je alleen met elkaar praat over de dagelijkse bezigheden in de praktijk, maar ga ook regelmatig in gesprek over jullie onderlinge samenwerking. Zorg tijdens zo’n gesprek dat alles boven water komt en spreek uit wat de onderlinge verwachtingen zijn. Alleen als je samen dit fundament legt, kun je optimaal samenwerken.
2. Gezamenlijk doel vaststellen
Wat is jullie gezamenlijke doel binnen de praktijk? Dit helder hebben (uitgesproken of uitgeschreven) is een essentiële eerste stap voor een efficiënte samenwerking. Brainstorm hier daarom over met elkaar. Bespreek waar je samen naartoe werkt, waaraan je toetst of het doel is bereikt en bepaal wat de rol van de praktijkmanager hierin is. Haast je niet om dit allemaal in één gesprek duidelijk te hebben. Het is een proces dat langzaam gevormd wordt en echte aandacht verdient. Leg het daarom gerust beiden even naast je neer. Na een week ga je weer samen zitten en zal je merken dat het al een stuk concreter wordt. Belangrijk is om in ieder geval altijd eerlijk te zijn over wat je wilt en wat je denkt dat nodig en haalbaar is.
3. Functieprofiel van de praktijkmanager
Wat doet een praktijkmanager wel en niet en wat is de verantwoordelijkheid van de praktijkhouder(s)? Hierover kan nog wel eens verwarring ontstaan. Zorg daarom dat je een functieprofiel van de praktijkmanager hebt, met een duidelijke beschrijving van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het is belangrijk dat je het hele team hiervan op de hoogte brengt, zelfs als je denkt dat het duidelijk is voor iedereen.
4. Kaders scheppen
Maak afspraken waarover en tot welke bedragen een praktijkmanager zelfstandig mag beslissen. Hoe meer autonomie, des te hoger het rendement van een praktijkmanager.
5. Vertrouwen geven, is vertrouwen ontvangen
Wederzijds vertrouwen is doorslaggevend voor het succes van de samenwerking. Geef de ander het vertrouwen dat je het beste met diegene voor hebt. Controleer iemand ook niet meteen nadat je iets hebt gevraagd. Geef in plaats daarvan ruimte en ben ervan overtuigd dat je wordt geïnformeerd als dat nodig is. Als je vertrouwen geeft, zal je dit ook terug ontvangen en dat maakt de samenwerking plezieriger.
6. Vaste overlegmomenten
Stem met elkaar af hoe vaak jullie elkaar spreken, hoe lang dit overleg duurt en wie er eventueel nog meer aanschuift. Prik hiervoor vaste tijdstippen, bijvoorbeeld één keer per week een langer overleg en dagelijks tien minuten. Doe dit ook als het goed gaat en er niets te bespreken is (of lijkt). Dan houd je het overleg gewoon korter en blijft de communicatielijn in stand.
Tot slot, loopt het toch niet helemaal soepel? Toets dan eerst bij jezelf of jouw verwachting reëel is. Als dat zo is, bespreek dan wat jij nodig hebt om prettig en soepel samen te werken. Samenwerken heeft alles te maken met duidelijkheid, openheid, loslaten en vertrouwen. Als je daarin zelf het goede voorbeeld geeft, is de kans groot dat de ander je op dezelfde manier benadert.
Wist je dat Dentiva op verschillende manieren kan helpen om de samenwerking binnen de praktijk de optimaliseren? Denk bijvoorbeeld aan een training communicatie en persoonlijkheidsstijlen op basis van de DISC-methode. Meer weten? Neem contact met ons op.
