2022 was het jaar van terug naar het vertrouwde, met tegelijk de realiteit dat sommige dingen blijvend veranderd zijn na twee jaar corona. Nu 2023 voor de deur staat, delen we graag nog een paar tips met je om ook het nieuwe jaar goed voorbereid te beginnen met een sterk team dat veranderingen omarmt.
Een goede overlegstructuur
Heb jij je overleggen voor volgend jaar al ingepland? Dat klinkt misschien overdreven, maar momenten voor overleg vinden is voor mondzorgprofessionals vaak een grote uitdaging. Terwijl dit tegelijk zo belangrijk is om als team op elkaar afgestemd te blijven. Als er één tip is om in 2023 toe te passen op het gebied van overleg is het de introductie van een dagstart.
Bespreek aan het begin van iedere dag met het team wat er op de planning staat in de praktijk, of er bijzonderheden zijn, nog gaten op te vullen, of dat er belangrijke persoonlijke zaken zijn waar anderen rekening mee kunnen houden. Die kleine investering van 5 minuten aan het begin van de dag, kan een groot verschil maken.
Tijdvreters aanpakken
Hebben de receptionistes het altijd druk aan de telefoon? Bellen patiënten bijvoorbeeld vaak op om nog een keer de tijd van hun afspraak te controleren, of om te vragen waar ze kunnen parkeren? Kijk dan eens wat je kunt doen om die vragen te voorkomen. Het mooiste telefoontje is het telefoontje dat niet nodig was.
Heeft je website een update nodig, of kun je een whatsappnummer instellen voor eenvoudige vragen? Een berichtje sturen kost minder tijd dan een belletje.
Het begin van het jaar is een mooi moment om te inventariseren of je communicatiekanalen een update kunnen gebruiken. Tips om rust in de agenda te krijgen vind je ook in het boek ‘Optimale agendaplanning voor de tandartspraktijk’.
Spoedklachten zijn ook lastigere gesprekken. Ze duren lang en zijn vaak dwingend omdat ze op kortere termijn in de agenda moeten. Kijk eens goed naar de mensen die langer niet geweest zijn. Die komen veel vaker met pijnklachten. Een slimme tool om de oproep efficiëntie goed in de gaten te houden is MisW. Daarmee zie je in een oogopslag hoe het is gesteld met de oproepen.
Ook krijg je in MisW bellijsten per behandelaar en per soort verrichting. Bijvoorbeeld een aparte bellijst voor de orthodontiecontrole of het periodiekmondonderzoek.
Ken je doelen
Waarom het begin van het nieuwe jaar niet gebruiken om de doelen van jouw praktijk weer even op te frissen met het team? Nog veel te vaak kennen medewerkers het doel van de praktijkhouder of de praktijk niet. Weten waar je met elkaar naartoe werkt, bevordert de samenwerking. Een mail sturen naar het team met de praktijkdoelen is alleen niet voldoende.
Medewerkers betrekken bij verandering
Heb je recent veranderingen doorgevoerd, of ben je van plan zaken anders te gaan aanpakken in 2023? Het team blijft het hart van de praktijk. Houd dus rekening met een paar zaken.
Tonya Oram had in het webinar over behouden en belonen van medewerkers daar een aantal mooie inzichten over.
Een confronterende waarheid is dat mensen meestal niet vertrekken om van baan te veranderen, maar wel van baas. Hoe zorg je dat mensen betrokken blijven bij de praktijk?
Toon aandacht voor het individu en plan regelmatig een persoonlijk gesprekje in met jouw medewerkers. Vraag ook eens wat iemand veel energie geeft in zijn of haar werk en welke zaken juist energie kosten. En sta je op het punt van een belangrijke verandering? Durf medewerkers dan te betrekken in het proces. Vind iemand de voorgestelde verandering lastig? Stel dan eens de vraag wat iemand nodig heeft om wél achter het voorstel te kunnen staan. Zo bevorder je een open communicatie en een veilige omgeving waarin iedereen eerlijk zijn of haar mening durft te geven.
Veel succes en het team van Dentiva staat ook in 2023 graag voor je klaar!
